Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Information nach Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) 
 
Im Rahmen des Bewerbungsverfahren nutzen wir die Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software Personio. Du übermittelst uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke deiner Stellensuche/Bewerbung nutzen und speichern. Diese Information bezieht sich ausschließlich auf die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiteten personenbezogenen Daten.

1. Verantwortlichkeit
Verantwortlich für die Datenverarbeitung gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist: 

HateAid gGmbH 
Greifswalder Straße 4 
10405 Berlin
Tel.: 030 25208802 
E-Mail: kontakt@hateaid.org 

2. Datenschutzbeauftragte
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichst du unter: 

Rechtsanwältin Karina Filusch, LL.M. 
Friedrichstraße 95
10117 Berlin 
Tel.: 030 219 11 555
E-Mail: info@datenschutzbeauftragte-berlin.eu. 

3. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage 
Solltest du dich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekundest du dein Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen.  

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO. 

Wenn du deine Bewerbungsdaten in unserem Talent Pool hinterlegen möchten, ist die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung deine Einwilligung gemäß Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a) und im Falle, dass sogenannte sensible Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO vorliegen, ist die Rechtsgrundlage deine Einwilligung gemäß Art. 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO. 

4. Datenerhebung
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben: 

• Name (Vor- sowie Nachname) 
• Pronomen (optional) 
• E-Mail-Adresse 
• Telefonnummer 
• Adresse 
• Eigene Webseite / Profil / Xing-Profil / LinkedIn-Profil (optional) 
• Kanal, wie du auf uns aufmerksam geworden bist (optional)

Außerdem hast du die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie bspw. ein Anschreiben, deinen Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum etc., die du freiwillig angeben kannst.  
  
Auf deine Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter*innen aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Personen (wie bspw. die Teamleitung) Zugriff. Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die du dich beworben hast.  
 
Ferner können sogenannte sensible Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO in den von dir übermittelten Unterlagen enthalten sein. Sensiblen Daten sind bspw.: Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.  
 
Sofern solche sensiblen Daten verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 9 Absatz 2 Buchstabe a) DSGVO.  
 
5. Weitergabe an Dritte  
Die im Rahmen deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio. Personio kann unter Umständen die Daten zu eigenen Zwecken verwenden (s. unten mehr dazu). Die Datenschutzhinweise von Personio findest du hier: https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/  
 
6. Deine Rechte  
Du hast uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten:  
 

• Recht auf Auskunft und auf Bestätigung, ob betreffende Daten verarbeitet werden sowie weitere Informationen und Kopie der Daten, Art. 15 DSGVO, 
• Recht auf Berichtigung, Vervollständigung oder Löschung, Art. 16-17 DSGVO, 
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO, 
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO, 
• Recht auf Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen im Sinne des Artikels 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) DSGVO einzulegen, Artikel 21 DSGVO, sowie 
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, Art. 77 DSGVO. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die 

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit  
Alt-Moabit 59-61  
10555 Berlin  
Tel.: 030 / 13 88 9 – 0  
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de.  
 
7. Löschung der Daten  
Deine Daten werden über einen Zeitraum von sechs Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, deine Daten zu löschen. Personio kann allerdings diese Daten anonymisieren. In diesem Falle stehen Personio die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.) und können von Personio zu eigenen Zwecken verwendet werden.  
 
Darüber hinaus behalten wir uns vor, deine Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für zwölf Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für dich zu identifizieren, sofern du dem zustimmst. 
 
Sofern du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhältst und dieses annimmst, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie drei volle Kalenderjahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. 
 
8. Automatisierte Entscheidungsfindung 
Wir selbst nehmen aufgrund der o. g. Datenerhebung keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Erstellung von Nutzerprofilen) vor.  
 
9. Abschließende Bestimmungen 
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung kannst du unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen. 
 
Stand: 09.08.2024 

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.